Neues aus Endnot(e)istan- Chatbot

Nun, auch als boomende Bibliothekarin will man ja auch immer mal was Neues machen und so nutzte ich ein Wochenende um etwas in Sachen Endnoteberatung auszuprobieren; nämlich einen kleinen Chatbot für die gängigsten Fragen zu Endnote.
Bedingung sollte sein, dass ich die Quellen, aus denen sich der Chatbot die Infos holt, selbst bestimmen kann. Das meint, dass ich die Handouts, das Kursskript etc, das wir hier an unserer Bib. erstellt haben, als Quellen nehme. Ausschließlich, um keine Urheberrechtsprobleme zu bekommen. Anleitungen, die ich für meinen Sprechstundenanfragen schreibe, habe ich dementsprechend auch in PDFs umgewandelt und mit zu den Quellen hinzugefügt.
Nun sollten als Test keine Kosten entstehen, also fragte ich Chatgpt, wie ich vorgehen soll und was es mir empfiehlt.

Hier der Chatverlauf;-)

Das ist ein spannendes Projekt – ein Chatbot zur Beratung rund um EndNote kann Studierende gut unterstützen, besonders bei häufigen Fragen. Ich zeige dir hier einen kostenlosen und kontrollierbaren Weg, wie du so einen Chatbot erstellen kannst, der nur auf von dir bereitgestellten Quellen basiert.


✅ Anforderungen

Du willst:

  • Einen kostenlosen Chatbot
  • Kontrolle über die Quellen, auf denen er basiert (z. B. PDFs, Webseiten, Anleitungen)
  • Keine oder nur geringe Programmierkenntnisse
  • Ideal: Einfaches Einbetten auf Website oder Intranet der Uni

🔧 Geeignete Tools

Hier sind Tools, die dafür infrage kommen:

ToolKostenlos?Quellen steuerbar?Programmierkenntnisse nötig?Anmerkung
ChatGPT + custom GPTsJa (mit Plus-Abo)TeilweiseNeinNur mit ChatGPT Plus (20 $/Monat)
OpenChatKit / LocalGPTJaJaJa (technisch)Läuft lokal, volle Kontrolle
Flowise AIJaJaGeringVisuelle Oberfläche, basiert auf LangChain
Poe (Quora)TeilweiseNeinNeinWeniger geeignet für eigene Quellen
ChatbaseFreemiumJaNeinSehr einfach, idealer Einstieg

✅ Empfehlung: Chatbase (https://www.chatbase.co)

Sehr gut für deinen Fall: Du kannst PDF-Dateien hochladen oder Text manuell einfügen, der Chatbot antwortet dann basierend nur darauf.


🪜 Schritt-für-Schritt Anleitung mit Chatbase

🔹 Schritt 1: Konto erstellen

  1. Gehe auf https://www.chatbase.co
  2. Registriere dich kostenlos (Google-Login möglich)

🔹 Schritt 2: Einen Bot erstellen

  1. Klicke auf “Create Chatbot”
  2. Gib deinem Bot einen Namen, z. B. „EndNote-Beratung Uni XY“
  3. Wähle die Methode zur Daten-Eingabe:
    • Upload Files → Lade z. B. EndNote-PDF-Anleitungen hoch
    • Text → Füge Webseiten-Inhalte oder FAQs als Text ein

Tipp: Kombiniere beides! Je mehr relevante Infos, desto besser die Antworten.

🔹 Schritt 3: Bot konfigurieren

  1. Definiere, was der Bot darf und was nicht (Beispiel: Nur auf EndNote antworten, keine allgemeinen Themen).
  2. Lege einen persönlichen Stil fest (freundlich, sachlich etc.)

🔹 Schritt 4: Testen

  1. Stelle Beispiel-Fragen wie:
    • „Wie füge ich ein Zitationsstil in EndNote hinzu?“
    • „Wie exportiere ich Literatur aus Citavi in EndNote?“
  2. Beobachte die Antworten → ergänze ggf. fehlende Quellen

🔹 Schritt 5: Integration

  1. Du kannst den Bot per Link teilen oder einen Embed-Code erzeugen, um ihn z. B. auf der Website der Bibliothek einzubetten.
    • → Unter „Share“ findest du diese Optionen

📂 Was für Inhalte solltest du bereitstellen?

  • PDF-Anleitungen (offizielle oder eigene)
  • Eigene FAQ-Seite zu EndNote
  • Video-Transkripte (z. B. von Schulungsvideos)
  • Screenshots mit erklärenden Texten
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen

💡 Bonus-Tipp: Flowise + Open Source GPT lokal

Wenn du mehr Kontrolle willst (z. B. aus Datenschutzgründen), kannst du den Bot lokal aufsetzen. Tools dafür:

  • Flowise AI – visuelle Oberfläche zum Erstellen von GPT-Bots mit eigenen Daten
  • LocalGPT – vollständige lokale Lösung, braucht aber technisches Wissen
  • LangChain – mächtig, aber eher für Entwickler:innen

💬 Beispiel-Fragen für den Bot

  • „Wie kann ich meine Zitate nach APA formatieren?“
  • „Wie kann ich Duplikate in EndNote finden?“
  • „Was ist der Unterschied zwischen EndNote und Zotero?“

🧠 Zusammenfassung

ZielLösung
Einfach, kostenlos startenChatbase
Mit Uni-Website einbettenEmbed-Code nutzen
Datenschutz/OfflineFlowise oder LocalGPT
Maximale KontrolleLokale Modelle oder eigene OpenAI API-Anbindung

Wenn du magst, kann ich dir ein Beispiel für einen Daten-Upload oder eine Demo-Konfiguration erstellen. Sag einfach Bescheid!

Nach dieser doch ausführlichen Antwort entschied ich mich für Chatbase; da ich hier nichts auf dem Rechner installieren muss und nur den Snippet in die Website einbinden muss. Es soll ja auch nur ein Testlauf sein.

Als Quellen lud ich die Skripte für unsere Endnote-Kurse, die Handouts und die Anleitungen als PDF hoch; man kann auch Webseiten auswerten lassen, aber das wollte ich wegen Urheberrecht lieber erstmal rauslassen.

In der kostenfreien Version kann man zwar viele PDFs hochladen, es werden aber nur die ersten 10 benutzt. Bei Webseiten werden die ersten 10 Links mit ausgewertet, mehr nicht. Aber bei entsprechender Reihung der PDFs – also die Kursskripte gleich am Anfang.. – sollte das für einen Test genügen.

Für’s Auge noch ein Icon für den Chatbot hochladen, die Begrüßung und den Endtext formulieren und dann auf dem Blog eine Testseite anlegen; das embedded Snippet, was Chatbase einem zur Verfügung stellt einbinden und schon kann es losgehen. Es fehlen noch die Fragevarianten und was der Nutzende damit vielleicht meint; aber ich wollte ja nur mal schnell ausprobieren. Wenn es klappt, dann kommt das noch später.

Und hier ist der Link zur Seite: Endnote-Beratungs Chatbot

Und weil das Ganze noch ein Test ist, benötigt man ein Passwort. Das bitte bei mir per Mail erfragen (siebler(at)ub.uni-heidelberg.de).

Ich bin Google! ;-)

Wenn man dem Eintrag von socialmediawatchblog folgt. Ich darf zitieren:

In diesem Artikel, den ich erst heute entdeckte ( er stammt immerhin vom 16.5.2024) gibt es folgende Passage:

„Wenn man sich das Netz als gigantische Bibliothek vorstellt, war Google in seinen Anfangstagen eine Bibliothekarin, die wissbegierigen Besucherïnnen sagte, in welchen Büchern sie fündig werden könnten. Man bekam aber nur eine Werksauswahl präsentiert, die gewünschten Informationen musste man selbst nachschlagen.

Im Laufe der Jahre veränderte sich das Verhalten der Bibliothekarin. Statt auf Bücher zu verweisen, las sie bei vielen Fragen gleich die passenden Passagen vor. Wenn man möchte, kann man selbst weiterlesen – aber vielen Menschen reichte bereits der Auszug.

Jetzt bekommt die Bibliothekarin Hilfe von KI. Sie zitiert nicht nur aus einzelnen Büchern, sondern aggregiert Informationen aus mehreren Quellen und gibt eine eigene Zusammenfassung. Am Ende sagt sie: Wenn Du mehr wissen möchtest, kannst Du hier weiterlesen. Doch statt zehn Büchern landen nur noch zwei oder drei auf der Shortlist. Und wie viele Menschen werden sich die Mühe machen, selbst nachzuschlagen?“

Hach, ich fühle mich gebauchpinselt! Aber eigentlich sehr treffend dargestellt, was den ersten Part angeht. Aber nur in einer kleinen Minibibliothek, wo die Bibliothekarin alle Bücher genau kannte. Als Bibliothekarin in einer Universitätsbibliothek war dieses Modell gleich in die Klisché-Schublade verbannt worden.

Neues aus EndNot(e)istan – Einen Reference Type ändern oder ganz neu anlegen

Bei einem meiner letzten Einführungskurse in Endnote kam die Frage, ob man in Endnote auch einen ganz neuen Reference Type anlegen könne oder einen schon bestehenden ändern.
Gut, diese Frage hat sich in meiner lanjährigen Zeit mit Endnote-Beratungen noch nie gestellt, maber auch ich lerne ja gerne noch etwas dazu. Denn in der Tat Bietet Endnote dies Möglichkeit.

Nun könnte ich hier einen endlosen Text mit Screenshots und umständlichen Beschreibungen reinstellen oder ich verlinke einfach auf das Video, das ich zu diesem Thema bei Youtube hochgeladen habe:

Einen neuen Reference Type erstellen

Viel Spaß dabei!

Vom Bibliothekar zum Prompting Engineer?

Mit Dall-E2 erstellte Bibliothek

In dem von unserer Bibliothek angebotenen Dienst „Book a Librarian“ hatte sich letzte Woche ein Mediziner gemeldet und um Unterstützung für einen Vortrag gebeten. Es ging um den Einsatz von generativer KI in den Gesundheitsberufen und die Vorteile aber auch Risiken bei der Nutzung durch Studierende.
Einerseits wollte er die Studierenden auf die Chancen und Möglichkeiten aufmerksam machen (da erhoffte er sich einige Hinweise zu praktischen, verwertbaren Anwendungen) und natürlich wollte er auch nicht die Gefahren und Pflichten ausklammern, die mit dem Konsum KI-generierter Information auf die Studierendne zukommen würden.

Elicit

Nun, für die Recherche wissenschaftlicher Literatur konnte ich ihm „Elicit“ und „SciSpace“ vorstellen; ein ganz spannendes und sehr nützliches Tool ist „Copilot„, das markierte Texte nicht nur zusammenfasst, sondern auch in der ausgewählten Sprache erklärt.
Ich habe es mir als Extension in meinen Chrome-Browser implementiert.

Und wie man mit Chat-GPT Mindmaps erstellen kann, finde ich auch ganz nützlich; denn manchmal fällt es einem einfach leichter, eine Aufzählung mit Spiegelstrichen etc. zu erstellen. Oder auch die Möglichkeit, sich nun Excel-Tabellen erstellen zu lassen und die Formeln zu beschreiben, die man verwenden möchte und Chat-GPT baut diese dann ein.

CoPilot

Nun, wir kamen so ins Reden und es kristallisierte sich heraus, dass wir beide die Tendenz zum Euphorismus in uns spürten; allerdings mit einer kräftigen Prise Awarness bezüglich der „Risiken und Nebenwirkungen“.
Bei der Diskussion, wie ich zu den Tools und Seiten gekommen wäre, die ich ihm im Verlauf der Beratung genannt hatte; antwortete ich ihm, dass ich dies ganz klassisch mit Suchstrings, wie ich sie von Datenbankrecherchen her kenne, recherchiert hätte. Auch in Chat GPT, Elicit und SciSpace. Und wie sich die Ergebnisse veränderten, wenn man die Anfrage als natürlichsprachigen Satz formulierte. Und welche Ergebnisvariationen herauskamen, wenn man innerhalb dieser Anfrage die Reihenfolge änderte. Und was herauskam, wenn man einzelne Begriffe durch Synonyme ersetzte…
Oder dass es doch ein gewisses Training und Wissen braucht, um eine Anfrage zum Erstellen einer Excel-Tabelle braucht, damit auch das herauskommt, was man haben möchte…

Und während dieses Gespräches kam mir so im Hinterkopf der Gedanke, dass das eine neues Betätigungsfeld von uns Bibliotheksmenschen sein könnte: statt dass wir uns nur auf die Erstellung korrekter Suchstrings bei wissenschaftlichen Recherchen konzentrieren und versuchen, dieses Wissen an die Studierenden und Wissenschaftler weiterzugeben, müssen wir uns schnellstens das Wissen des richtigen „Promptings“ zu Eigen machen, um möglichst hier Leitbahnen für die Studierenden zu legen, denen sie folgen können, um möglichst korrekte und befriedigende Ergebnisse bei der Verwendung von Chat-GPT und anderen Tools zu generieren.

Also die klassische Rechereberatung schnellstens erweitern um die Beratung im Prompting. Und was wird der Bibliothekar und die Bibliothekarin dann? Richtig, ein/e Prompting Engineer!
Und bevor hier auch mal wieder die Wirtschaft die Nase vorne hat und die Lorbeeren abbekommt, sollten wir Such- und Find-Spezialisten mutig vorangehen und hier ein neues Angebot auf die Beine stellen.

Ach, ist das eigentlich schon Thema auf der BiblioCon? Habe gerade das Programm nochmal durchgeschaut und nur bei der Schlußveranstaltung etwas gefunden.

Neues aus Endnot(e)istan: Import von Elicit in Endnote via BibTex

Manchmal ist es wie verhext; jetzt hat man mal endlich mit der Entwicklung Schritt gehalten und sucht sich seine Literatur in/mit Elicit und dann klappt der Import in Endnote nicht 🤔!!!

Dabei soll das doch problemlos funktionieren….

In der Trefferliste von Elicit die gewünschten Artikel markieren

und dann als BibTex exportieren / abspeichern

Doch beim Versuch, diese Datei dann in Endnote zu importieren, geschieht….. nichts

OK, vielleicht ist der Importfilter veraltet… aber auch der neu heruntergeladenen Importfilter BibTex ergab kein besseres Resultat.

Schaut man sich den Importfilter BibTex genauer an, dann kommt man dem Problem auf die Schliche:

Der Teufel steckt hier tatsächlich im Detail, pardon im Leerzeichen:

Hier die BibTex-Exportdatei aus Elicit:

Das Leerzeichen vor den Gleichheitszeichen in der Exportdatei ist der Grund, warum Endnote nichts importiert.
Nachzulesen ist das zum Beispiel schon hier:

Allerdings benötigt man hier schon fundierte Kenntnisse in Norwegisch!;-)

Aber die Lösung ist im Prinzip ganz einfach:
Entweder man ändert den Importfilter BibTex oder man ändert die Leerzeichen in der Exportdatei.

Die Änderung in der BibTex-Datei geht ganz einfach: man öffnet die Datei in einem Texteditor und ersetzt die Zeichenfolge “ = “ (LeerzeichenIstgleichLeerzeichen) durch „= „(IstgleichLeerzeichen) für alle vorkommenen und speichert die Datei dann ab
Die sieht dann so aus:

Importiere ich diese mit dem BibTex Importfilter von Endnote, dann bekomme ich die Referenzen problemlos in meine Bibliothek.

Neues aus Endnot(e)istan: Wieviele Verweise auf dieselbe Quelle habe ich in meinem Text?

Frage aus der Sprechstunde:
„wie kann ich herausfinden, wie oft ich aus den Quellen jeweils zitiert habe?“

Hier mal ein Beispiel mit 10 Quellen insgesamt, wie man in der Reference-List sehen kann

Ich rufe im Endnote-Reiter „Edit & manage Citations“ auf

und erhalte eine Übersicht der in meinem Wordtext verwendeten Quellen

Bei einem numerierten Zitierstil ist die Nummer ganz links in der Zeile die Nummer, die auch in der Reference-Liste angegeben ist.

Die Zahl nach dem Kurzangabe (Autor,Jahr) ist die Anzahl, wie oft aus dieser Quelle zitert worden ist

Zur besseren Sichtbarkeit habe ich die Stellen im Text farbig markiert (hier fehlen die Nummern am Anfang der Zeile, weil es sich bei diesem Beispiel um einen alphabetisch sortierten Zitierstil handelt. Man sieht, es funktioniert auch.

Man kann sich auch die Zitierungen nach Häufigkeit anzeigen lasse, einfach auf „Count“ klicken und dann werden die Quellen nach Zitierhäufigkeit angezeigt.

So kann man also ganz leicht über die Anzeige in Endnote/Word herausfinden, wie oft man eine Quelle im Text zitiert hat.

Neues aus Endnot(e)istan – 2 unabhängige Bibliographien in 1 Word-Dokument an verschiedenen Stellen

Folgende Situation:
In einem Word-Dokument sollen die Referenzen nicht am Ende des Textes als komplette Bibliographie auftauchen, sondern für einen Teil des Textes soll eine separate (also komplett unabhängige) Bibliographie inmitten des Textes angelegt werden. Also nicht – wie in den Geisetwissenschaften üblich immer am unteren Rand jeder Seite, sondern nur einmal.

Die Zählung / alphabetische Sortierung der Referenzen soll in jeder Bibliographie für sich stehen, also nicht fortlaufend über den gesamten Text.

Normal:
Am Ende vom Text steht die Bibliographie

Gewünscht:
Zwischen den fortlaufenden Texten stehen jeweils unabhängige Bibliographien

Das erste, was man machen muss, ist eine Änderung im verwendeten Zitierstil vorzunehmen, damit Endnote diese Teilung vornimmt. In einem zweiten Schritt muss man dann den Text entsprechend formatieren, damit die einzelnen Bibliographienen an die richtige Stelle geführt werden.

  1. Zitierstil anpassen
    Hört sich komplizierter an als es ist:
    In meinem Text habe ich den Zitierstil „Vancouver eckig“ benutzt und muss diesen nun ändern.
Über „Tools“ komme ich zu den Outputstyle und wähle hier den zu ändernden Style aus.
In der Übersichtsseite des Styles in der linken Spalte den Punkt „Sections“ auswählen:
Normalerweise baut Endnote eine komplette Bibliographie am Ende des Textes auf.
Hier nun auf das Erstellen einer Bibliographie nach jeder Section einstellen. Jetzt wird in jeder Section eine eigenständige Bibliographie erstellt
Wenn man das Häkchen setzt, dann wird über die einzelnen Bibliographien hindurch gezählt bzw. alphabetisch sortiert.

Den Zitierstil dann mit einem neuen Namen abspeichern.

2. Sections im Word-Text anlegen
An der Stelle im Text, an der die Bibliographie jeweils aufgebaut werden soll, muss man einen Abschnittswechsel einfügen:

Abschnittswechsel einfügen: Layout ->Umbrüche
Abschnittsumbrüche (hier den auswählen, der passt.)

3. Den geänderten Zitierstil auf das Dokument anwenden und die Bibliographien updaten.

Den geänderten Zitierstil für das Dokument auswählen
Nach dem Befehl „Update“ Citations and Bibliography“ teilt sich eine schon am Ende des Textes bestehende Bibliographie auf; oder – wenn man erst jetzt mit dem Zitieren beginnt, bauen sich die Bibliographienen in den verschiedenen Abschnitten auf.

Endnote 20.3 Bug only for Mac-User

Wer seine Endnote-Version mit dem Update 20.3 versehen hat; kann folgendes Phänomen beobachten:

Das Importieren von Volltexten aus der Anwendung heraus mit dem Button „Find Fulltext“ funktioniert problemlos; lediglich das Einfügen von Volltexten via „Attach File“ zieht diesen Fehler nach sich.

Screencast vom „Attach File“-Fehler

Bis der Fehler behoben ist, kann ich das pdf über
File – Import – pdf auswählen im Finder – „Options“ – „Import Options“ PDF File or Folder

in die Bibliothek importieren und durch Endnote die Metadaten auslesen lassen. Dann habe ich die Reference auch in der Bibliothek mit dem pdf verknüpft.

Neues aus Endnot(e)istan – Verschiebebahnhof

Es kommt immer wieder die Frage in der Sprechstunde, ob man denn das Literaturverzeichnis nicht an anderer Stelle aufbauen könnte als nur am Ende des Wordtextes.
Natürlich geht das! Allerdings unterscheidet sich das Vorgehen bei Word für Windows von dem Procedere in Word auf einem Mac.

Voraussetzung ist, dass man seine Überschriften auch als solche formatiert hat.

Hier mit Word auf einem Windows-Rechner:

Dann auf den Tab „Ansicht wechseln“ und „Navigationsbereich“ anhaken. Es erscheint links eine Spalte „Navigation“ und bei dem Reiter „Überschriften“ werden die als Überschrift formatierten Einträge angezeigt. So auch die Überschrift „Literaturverzeichnis“, worunter sich die Endnote-Bibliographie verbirgt. Nun kann man in der Navigationsspalte ganz einfach die Überschriften in die gewünschte Reihenfolge verschieben und der Inhalt verschiebt sich automatisch mit. Also auch die Endnotebibliographie. Endnote schreibt die Bibliographie an neuer Stelle fort.

Bei Word für Mac
gibt es diese Navigationsspalte mit den Überschriften auch, aber leider lassen sie sich in der Spalte nicht verschieben. Hier muss man in der Navigationsspalte auf den Reiter „Listenansicht“ klicken. Im Wordtext erscheinen dann vor den Überschriften kleine Kreuze. Durch Anklicken derselben kann man dann im Wordtext die Überschriften mit den zugehörigen Bereichen verschieben.

Grüße aus Endnot(e)istan – Clinical trials gov

Normalerweise ist der Export aus den üblichen medizinischen Datenbanken ja einfach, da es meistens das Format Endnote oder Ris als Einstellung gibt.
Bei der Studiendatenbank „Clinical Trials.gov“ ist dies leider nicht der Fall. Um hier Studien in Endnote zu importieren, bedarf es einiger Vorarbeit und ein anderes Verfahren.

Als erstes markiere ich eine Studie zum Download:

Dann klicke ich auf den Download-Button und wähle folgende Einstellungen aus:

Da kein Endnote- oder Ris-Format zur Verfügung steht, wähle ich „Plain text“ aus. Dann kann ich die Datei herunterladen.

Um nun diese Datei Endnote-konform importieren zu können, benötige ich den Filter von CTgov, den ich auf der Homepage von Endnote herunterladen kann:

Falls ich keinen Zugriff auf den Filter-Folder von Endnote im Programme-Ordner habe (so wie bei unseren Uni-Rechnern z.B.), kann ich den Filter dennoch in Endnote importieren, indem ich ihn bei geöffnetem Endnote doppelklicke und sich dadurch das Fenster des Filters öffnet:

Dann dieses Fenster schließen und auch Endnote komplett schließen. Dadurch ist der Filter jetzt auch in Endnote implementiert.

ODER:

Ich speichere den Filter in einen eigenen Ordner bei mir auf der Festplatte und stelle in den Voreinstellungen von Endnote diesen als zusätzlichen Ordner ein:

In beiden Fällen kann ich dann beim Import einer Datei aus „Clinical Trials.gov“ den richtigen Importfilter auswählen:

und habe die Studie in Endnote importiert.

Aber Achtung! Bei den „Autoren“ muss noch nachgebessert werden; hier unbedingt auf korrekte Schreibweise der Institutionen achten.

Die Institution heißt Norfolk and Norwich University …….. ->muss geändert werden
und am Ende des jeweiligen InstitutionenNamens muss ein „, “ (Komma Leerzeichen) eingefügt werden, denn sonst werden sie so dargestellt:

Und eigentlich sollte es natürlich so heißen:

So, das war mal wieder eine kleine Meldung aus der Sprechstunde zu Endnote20.